KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KANUNU’NDA (KVKK’DA) TEMSİLCİ KAVRAMI
“The Concept of Representative in the Turkish Data Protection Law”
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye’deki kişisel verilerin korunmasını, işlenmesini ve saklanmasına ilişkin çerçeveyi belirleyen bir kanun olmakla beraber, uygulamaya yönelik her geçen gün kapsamlı bir gelişme kaydetmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kanun’u, Avrupa Birliği Genel Veri Korum Yönetmeliği’ne (GDPR) de paralellik göstermektedir. Kanun’da veri sorumlusu “kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi” olarak tanımlanmaktadır
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Veri Sorumluları Sicili başlığı altında kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin Veri Sorumluları Siciline kaydolmalarını zorunlu tutmuştur. Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un 16. maddesinin 5. fıkrasında ise Veri Sorumluları Siciline ilişkin diğer usul ve esasların Yönetmelik’le belirlendiği hükme bağlanmıştır.
Söz konusu Veri Sorumluları Siciline İlişkin Yönetmelik’te yerleşim yeri Türkiye dışında bulunan fakat Türkiye’de veri işlemeye başlayacak olan veri sorumlularının “Temsilci” marifetiyle Sicil’e kaydolması gerektiği belirlenmiştir.
Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği’nde ve KVKK’da Temsilci Kavramı
Temsilci kavramı GDPR’ın 27. maddesine benzerlik gösterecek şekilde Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği’nde düzenlenmiştir. Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği, Türkiye’de yerleşik olmayan ancak Türkiye’de bulunan ilgili kişilere ait verileri işleyen veri sorumlularının temsilci atamasını zorunlu kılmıştır. Bu temsilcinin bünyesinde bulundurması gereken bazı zorunluluklar ilgili yönetmelikte hükme bağlanmıştır.
Temsilci;
- Türkiye’de yerleşik tüzel kişi ya da
- Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşı olmalıdır.
KVKK’da Temsilci, yabancı veri sorumlusuyla Türkiye’de bulunan ilgili kişiler arasındaki iletişimi kolaylaştıran bir köprü görevi görmektedir. Aynı zamanda temsilci aracılığıyla yabancı veri sorumluları, KVKK’ya uygun olarak faaliyetlerini yürütmeyi ve Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmeyi taahhüt etmiş bulunurlar.
Temsilcinin Atanması ve Yetkileri
Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlusunun temsilcisi, yabancı veri sorumlusu tarafından alınacak bir atama kararı ile atanır. İlgili mevzuatlarda temsilcinin atanması için veri sorumlusuna herhangi bir süre kısıtlaması yapılmamıştır.
Atama, temsilcinin yetkileri ile hem yabancı veri sorumlusunun hem de temsilcinin adı soyadı/Unvanı ve açık adresini içermelidir. Bu atama kararı, atama yapan veri sorumlusunun ülkesinden apostilli ve noter onaylı olarak temsilciye gönderilir ve temsilci bu belgeleri Kurum’a sunar.
Temsilciye atanacak yetkiler, Yönetmeliğin 11. maddesinin 3. fıkrasında asgari düzeyde belirtilmiştir.
- Kurum tarafından yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme,
- Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna iletme, veri sorumlusundan gelecek cevabı Kurum’a iletme,
- Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilerin Kanunun 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca veri sorumlusuna yönelteceği başvuruları veri sorumlusu adına alma ve veri sorumlusuna iletme,
- Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilere Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca veri sorumlusunun cevabını iletme,
- Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapma.
Kanun gereği, ilgili kişilerden gelen talepleri süresi içerisinde cevaplandırma ve sonuçlandırma yükümlülüğü bulunan veri sorumlusunun bu yükümlülüğünü zamanında ve gereği gibi ifa etmemesi halinde Kurum’a yapılacak olan şikayetler sonucu idari para cezasıyla karşı karşıya kalabilir. Temsilcinin köprü görevi görmesi konusu ve temsilci atamanın önemi ise tam bu noktada anlaşılmaktadır.
Temsilci Atamasından Sonra VERBİS Kayıt Süreci
Atanan veri sorumlusu temsilcisi tarafından VERBİS ana sayfasında yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” ekranından giriş yapılır ve VERBİS başvuru formu doldurulur, ilgili başvuru formu temsilcinin ıslak imzası ile Kurumun posta veya KEP adresine gönderilir.
Daha sonra temsilci tarafından, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Temsilci, irtibat kişisi olarak veri sorumlusu bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi veri sorumlusunun bünyesi dışında da bir kişi atayabilir.
Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmayan ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında ise idari para cezaları uygulanmaktadır.
Sonuç olarak yurtdışında bulunan ve Türkiye’de veri işlemeye başlayacak olan veri sorumlularının Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarıca temsilci ataması zorunludur. KVKK’da Temsilci atamasının, bu yazımızda belirttiğimiz şartlar ve mevzuat hükümleri göze alınarak gerçekleştirilmesi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum, idari yaptırımlardan kaçınma ve ilgili kişilerin veri güvenliğini temin etmek açısından önemlidir.
Av. Gökçe Nur Kuru[1]
[1] Avukat, DKB Legal Consultancy & Compliance, gokce@blog.dkb-legal.com
